Cronograma de produção de evento

O prazo é ditado por quem não é você

Nenhuma etapa de evento atrasa por falta de vontade de quem produz. Atrasa porque depende de terceiro: o espaço que responde em uma semana, o patrocinador que tem comitê mensal, o órgão que tem prazo próprio, o artista que tem agenda fechada, o público que precisa de tempo para decidir e comprar. Montar cronograma de evento é somar os prazos dos outros, não os seus.

Por isso a conta não começa pelo que falta fazer. Começa pela data do evento e volta no tempo, etapa por etapa, até achar o dia em que era preciso ter começado. Se esse dia já passou, você não perdeu o evento: perdeu a folga. Vale saber disso no começo e não na véspera.

A contagem regressiva

Esta é a régua de um evento de porte médio, entre 100 e 500 pessoas. Para evento menor, comprima as etapas mantendo a ordem. Para evento maior ou com venda de ingresso, acrescente 30 dias no começo, nunca no fim.

90 a 120 dias antes

Definição do que o evento é: objetivo, público, formato e orçamento máximo. Data e espaço fechados, com contrato assinado. Produção executiva e responsável técnico contratados. Se houver patrocínio a buscar, é aqui que começa, porque empresa nenhuma aprova verba em menos de 60 dias.

60 dias antes

Programação definida e atrações com contrato assinado. Cotação de som, luz, palco e estrutura, já com a planta e os dados de energia do espaço em mãos. Identidade visual do evento pronta. Documentação e autorizações encaminhadas, porque prazo de órgão público não se negocia.

45 dias antes

Fornecedores técnicos fechados. Plano de divulgação pronto, com as peças desenhadas e o calendário de publicação definido. Se o evento vende ingresso, a venda abre agora, não depois. Equipe de apoio dimensionada pelo público esperado.

30 dias antes

Divulgação no ar e rodando. Cronograma de montagem fechado, hora por hora, com todas as frentes avisadas. Fornecedores de alimentação, mobiliário e cenografia confirmados. Primeira conferência de venda ou de confirmação de público.

15 dias antes

Reunião única com todas as frentes juntas, com o cronograma por hora na mesa. É a reunião que resolve conflito de energia, de horário de carga e de posição de equipamento antes que ele custe diária extra. Pagamentos adiantados liberados e nota fiscal de cada fornecedor conferida.

7 dias antes

Confirmação individual com cada fornecedor e cada profissional, por escrito, com horário de chegada. Lista de contatos de emergência distribuída. Reta final da divulgação, que é a fase de urgência. Plano B para chuva, falta de energia e atraso de atração definido no papel.

Véspera e dia

Montagem conforme o cronograma por hora, com um responsável por frente. Testes técnicos com folga, nunca encostados no horário de abertura. Briefing com a equipe de apoio antes de o público entrar. Registro de foto e vídeo começando na montagem, não na abertura.

Até 15 dias depois

Desmontagem conferida, acerto final com fornecedores, material de registro organizado e entregue. Relatório simples com público, custo real contra o orçado e o que deu errado. É o documento que faz a próxima edição custar menos e render mais, e é a etapa que quase todo mundo pula.

Prazo mínimo por porte

• Até 100 pessoas, em espaço fechado e sem venda de ingresso: 30 a 45 dias é suficiente, desde que o espaço já esteja confirmado no primeiro dia.
• De 100 a 500 pessoas: 60 a 90 dias. É a faixa em que som, luz e estrutura entram de verdade e a cotação técnica leva tempo.
• Acima de 500 pessoas, ou ao ar livre, ou com venda de ingresso: 90 a 120 dias. Aqui entram documentação, plano de público e uma divulgação que precisa de fases.
• Com patrocínio a captar: some 60 dias ao começo, independente do porte. Esse prazo é do comitê da empresa, não seu.

Para transformar o porte em números de equipe, estrutura e documentação, a calculadora de evento devolve um ponto de partida pelo formato e pelo tamanho do público.

Os três atrasos que empurram todo o resto

O primeiro é o espaço. Enquanto ele não está assinado, nenhuma cotação técnica vale, porque energia, carga, pé direito e horário de montagem mudam o preço de tudo. O segundo é a aprovação de material por patrocinador ou parceiro, que trava a divulgação inteira e costuma levar mais de uma rodada. O terceiro é a programação, que trava contrato de atração, cronograma de palco e necessidade técnica ao mesmo tempo.

Nenhum dos três se resolve com pressa na reta final. Todos se resolvem antecipando a decisão e pedindo prazo por escrito, com data, de quem vai responder.

O cronograma do dia é outro documento

O cronograma de produção organiza meses. O cronograma do dia organiza horas, e sem ele a montagem vira fila. Ele começa na chegada do primeiro fornecedor, tem uma linha por frente, com hora de início, hora de término e nome de quem responde, e vai até a desmontagem. Duas regras fazem ele funcionar: nada de teste técnico encostado no horário de abertura, e ninguém chega ao mesmo tempo que outra frente precisa do mesmo espaço.

Onde encontrar quem faz

No Alô Produção a busca é por função, por cidade e por disponibilidade, e o contato é direto com o profissional, sem intermediário. Para ver as funções organizadas, comece pela lista de áreas, ou vá direto para a busca de profissionais e fornecedores. Se o que falta é espaço, os espaços para locação estão na mesma base. Os guias de equipe, custo e escolha de espaço completam o que este cronograma só cita.

Perguntas frequentes

Com quanto tempo de antecedência começar a organizar um evento?

Um evento pequeno em espaço fechado, até 100 pessoas, roda bem com 30 a 45 dias. Entre 100 e 500 pessoas, 60 a 90 dias. Acima de 500 pessoas, ou com venda de ingresso, 90 a 120 dias. O que define o prazo não é o tamanho do público, é quantas aprovações de terceiro você depende e quanto tempo a divulgação precisa para vender.

Qual a primeira coisa a fazer no cronograma de um evento?

Fechar data e espaço ao mesmo tempo, porque um depende do outro. Antes disso nada mais pode ser contratado com segurança: fornecedor cotado sem data confirmada devolve preço que não vale, e divulgação feita sem espaço confirmado é a forma mais rápida de perder credibilidade com o público.

O que atrasa mais um evento?

Três coisas, nesta ordem: a confirmação do espaço, que trava toda a cotação técnica; a aprovação de material pelo patrocinador, que trava a divulgação; e a definição do line-up ou da programação, que trava o cronograma de palco e o contrato de cada atração. Atraso em qualquer uma delas empurra todas as etapas seguintes.

Quando começar a divulgar um evento?

Com no mínimo 30 dias para evento gratuito e 45 a 60 dias para evento com ingresso. A divulgação precisa de três fases, e cada uma leva tempo: anunciar que existe, provar que vale, e criar urgência na reta final. Quem começa com 15 dias faz as três fases juntas e nenhuma funciona.

Preciso de cronograma por hora no dia do evento?

Sim, e ele é diferente do cronograma de produção. O cronograma do dia começa na chegada do primeiro fornecedor e vai até a desmontagem, com hora e responsável em cada linha. É o documento que impede duas equipes de precisarem do mesmo espaço no mesmo minuto, que é o conflito que mais gera diária extra.