Ferramenta livre
Calculadora de evento
Quem nunca produziu não sabe quantos garçons dão conta de 200 convidados, quantas cabines de banheiro a prefeitura vai cobrar, que alvará precisa dar entrada nem quando o corpo de bombeiros tem que vistoriar. Responda o formulário e receba a ficha técnica do seu evento: equipe, estrutura, quantidades, a lista de licenças e obrigações legais, a ordem em que resolver cada uma e o caminho para falar direto com quem faz.
Ficha técnica de produção
Casamento para 150 pessoas, 6 horas, à noite, em espaço vazio.
35
pessoas na equipe
28
contratações
19
obrigações legais
6
frentes de trabalho
O link guarda as suas respostas. Mande para o seu cliente ou para o seu fornecedor e ele abre a mesma ficha.
Produção
Quem planeja, contrata e responde pelo evento.
- Ver quem faz
Produção de eventos1 pessoa
Uma pessoa dona do evento inteiro, do briefing à desmontagem.
- Ver quem faz
Cerimonial e coordenação1 pessoa
Uma coordenação a cada 500 pessoas, para o evento não depender de uma cabeça só.
- Ver quem faz
Assistência de produção1 pessoa
Uma pessoa a cada 150 convidados, para resolver o imprevisto enquanto a coordenação segue o roteiro.
Técnica
Som, luz, imagem e o que sustenta tudo isso.
- Ver quem faz
Técnico de som1 pessoa
Uma pessoa para montar, passar som e operar durante o evento.
- Ver quem faz
Iluminação1 pessoa
Evento à noite é evento de luz. A luz é o que separa festa bonita de festa escura.
- Ver quem faz
Montagem de palco e estrutura2 pessoas
Equipe de montagem e desmontagem. Conte o dia anterior e o dia seguinte no orçamento.
- Ver quem faz
Fotógrafo1 pessoa
Uma pessoa dá conta de até 200 convidados. Acima disso, alguém sempre fica sem foto.
- Ver quem faz
Cinegrafista1 pessoa
Uma câmera cobre o essencial do começo ao fim.
- Ver quem faz
Edição e finalização1 pessoa
Material bruto não é entrega. Feche a edição no contrato, com prazo.
Operação e apoio
A equipe que faz o evento acontecer no dia.
- Ver quem faz
Garçom e copeiro8 pessoas
Um garçom a cada 20 convidados nesse formato de serviço. Fila no bar é a reclamação número um de convidado.
- Ver quem faz
Bartender2 pessoas
Um bar para cada 75 pessoas. Com drinque na carta, some tempo de preparo.
- Ver quem faz
Cozinha3 pessoas
Se o buffet for contratado fechado, ele costuma trazer essa equipe. Confira no contrato antes de contratar de novo.
- Ver quem faz
Recepção e credenciamento2 pessoas
Duas pessoas na porta no mínimo, mais uma a cada 100 convidados. A primeira impressão do seu evento é a fila da entrada.
- Ver quem faz
Segurança2 pessoas
Um segurança a cada 75 pessoas, porque à noite e com bebida a conta aperta.
- Ver quem faz
Brigadista1 pessoa
Exigência do corpo de bombeiros na maioria dos estados. Confirme o número exato no auto de vistoria do seu local.
- Ver quem faz
Limpeza2 pessoas
Durante e depois. Contrate a pós-evento junto, senão ela vira o problema da segunda-feira.
- Ver quem faz
Carga e descarga2 pessoas
Montar do zero é trabalho braçal. Sem essa equipe, quem carrega caixa de som é a sua produção.
Artistas e criação
Quem aparece e quem desenha o que se vê.
- Ver quem faz
DJ1 pessoa
Segura a festa inteira e emenda com a banda, se houver.
- Ver quem faz
Música ao vivo1 atração
Feche repertório, horário e passagem de som por escrito, junto com o cachê.
- Ver quem faz
Maquiagem e caracterização2 pessoas
Calcule 40 minutos por pessoa e veja se cabe no horário de começar.
Estrutura e fornecedores
O que precisa ser alugado, montado ou contratado fechado.
- Ver quem faz
Locação de somSistema de pequeno porte
Para 150 pessoas.
- Ver quem faz
Locação de luzKit de luz com pé de apoio
Peça o desenho de luz junto do orçamento, não só a lista de refletor.
- Ver quem faz
Gerador e energia75 kVA
Conta estimada para som, luz, cozinha e área de apoio. Feche o cálculo final com a empresa de energia, pela lista real de equipamento.
- Ver quem faz
Mesas e cadeiras19 mesas de 8 lugares, 158 cadeiras
Cinco por cento de cadeira a mais, para acompanhante que aparece sem avisar.
- Ver quem faz
Buffet e alimentação150 pessoas
Peça degustação antes de assinar e deixe por escrito quem repõe se a comida acabar.
- Ver quem faz
BebidasVer a lista de compra abaixo
Negocie a recompra do que não for aberto. Muito distribuidor aceita.
- Ver quem faz
Transporte e logísticaConforme o volume de carga
Um caminhão que atrasa na montagem atrasa o evento inteiro. Combine horário de chegada por fornecedor.
- Ver quem faz
Comunicação visualSinalização, credencial
Placa de banheiro, saída e bar resolve metade das perguntas que chegam na sua produção.
Quanto comprar
Quantidade estimada para o porte e a duração que você marcou.
Água135 litros, cerca de 270 garrafas de 500 ml
A conta é por hora de evento, não só por pessoa.
Refrigerante e suco108 litros, cerca de 54 garrafas de 2 litros
Reserve um terço disso em versão sem açúcar.
Cerveja270 litros, cerca de 450 garrafas de 600 ml
Trezentos mililitros por pessoa a cada hora, que é o consumo médio de festa com cerveja liberada.
Espumante para o brinde30 garrafas de 750 ml
Uma taça por pessoa. Saem cinco taças de cada garrafa.
Gelo225 kg
Um quilo por pessoa é o piso. Gelo é o item mais esquecido e o que estraga a festa mais rápido.
Copos450 unidades
Três por pessoa. Ninguém usa o mesmo copo a noite toda.
Proteína27 kg
Cento e oitenta gramas por pessoa no prato. O buffet calcula a produção com perda, confira o número dele.
Guarnição e salada45 kg
Trezentos gramas por pessoa entre arroz, acompanhamento e salada.
Bolo e doces15 kg de bolo, 450 doces
Cem gramas de bolo e três doces por pessoa. Sobra de doce vira lembrança, falta vira reclamação.
Louça e talher225 pratos, 300 jogos de talher
Uma vez e meia a louça, porque prato cai e prato suja antes da hora.
Vagas de estacionamento50 vagas
Três pessoas por carro. Sem isso, a rua do vizinho vira o seu estacionamento e o problema vira seu.
Licenças, alvarás e obrigações legais
19 itens para resolver
Vale para qualquer evento com público.
Existe no país inteiro, mas quem define número, taxa e prazo é a sua cidade ou o seu estado.
Aparece porque você marcou uma condição específica na calculadora.
Esta lista é um guia de produção, não parecer jurídico. A moldura vale no Brasil inteiro, mas número, taxa, formulário e prazo são definidos pela sua cidade e pelo seu estado. Confirme cada item na prefeitura e no corpo de bombeiros de onde o evento acontece, e comece por eles, porque são os que levam mais tempo.
Licença e vistoria
- Alvará de eventoObrigatório
Quem autoriza Prefeitura da cidade onde o evento acontece
Quando resolver 30 a 60 dias antes
É a autorização que permite reunir público naquele endereço, naquela data e naquele horário. Sem ela, a fiscalização interdita o evento no dia, mesmo com tudo montado.
Base Legislação municipal. O nome muda de cidade para cidade: alvará de evento, licença eventual ou autorização para evento transitório.
- Alvará e vistoria do espaço que você alugouObrigatório
Quem autoriza Dono do espaço, conferido por você
Quando resolver Antes de assinar o contrato de locação
Espaço sem alvará de funcionamento e sem vistoria do corpo de bombeiros em dia derruba o seu evento junto. Peça cópia dos dois e confira a validade antes de pagar sinal.
Base Responsabilidade solidária do organizador. O contrato de locação deve trazer os dois documentos anexados.
- Vistoria do Corpo de Bombeiros para evento temporárioVaria por cidade
Quem autoriza Corpo de Bombeiros Militar do seu estado
Quando resolver 30 a 60 dias antes, porque depende de projeto aprovado
O corpo de bombeiros aprova a planta com saídas de emergência, extintores, iluminação de emergência, sinalização e lotação máxima, e depois vistoria no local. É esse documento que a prefeitura costuma exigir para liberar o alvará.
Base Instrução Técnica de eventos temporários de cada corpo de bombeiros estadual, mais a NBR 9077 de saídas de emergência. O limite de público que obriga a vistoria muda por estado.
- ART ou RRT das estruturas temporáriasObrigatório
Quem autoriza CREA, para engenheiro, ou CAU, para arquiteto
Quando resolver Recolhida antes da montagem e entregue junto com o laudo
Palco, tenda, arquibancada, pórtico, torre de som e treliça de luz só podem ser montados com responsável técnico e laudo assinado depois da montagem. É o documento que o bombeiro e a prefeitura pedem, e é o que protege você se alguma coisa ceder.
Base Lei 6.496/1977, que criou a ART, e Lei 12.378/2010, que criou a RRT.
- Laudo elétrico e aterramentoObrigatório
Quem autoriza Engenheiro eletricista com ART recolhida
Quando resolver No dia da montagem, antes de energizar
Instalação provisória, gerador e quadro de distribuição precisam de laudo. Choque e incêndio em evento quase sempre nascem de gambiarra de energia feita às pressas.
Base NBR 5410 para instalações de baixa tensão e NBR 5419 para proteção contra descargas atmosféricas.
- Limite de ruído e horário de términoVaria por cidade
Quem autoriza Prefeitura, pela secretaria de meio ambiente, e fiscalização municipal
Quando resolver Confirmado antes de você divulgar o horário do evento
Cada cidade tem limite de decibéis por zona e por faixa de horário. É a reclamação de vizinho que mais interdita evento à noite. Descubra o limite antes de prometer atração até tarde.
Base Legislação municipal de poluição sonora, apoiada na NBR 10151. Passar do limite também é crime ambiental pela Lei 9.605/1998.
Segurança e emergência
- Brigada de incêndioVaria por cidade
Quem autoriza Corpo de Bombeiros Militar do seu estado
Quando resolver Definida no projeto, contratada 30 dias antes
O número de brigadistas sai do projeto aprovado, pelo público e pelo risco do lugar. Eles ficam de plantão o evento inteiro, inclusive na montagem e na desmontagem.
Base NBR 14276, mais a instrução técnica de brigada do corpo de bombeiros do seu estado.
- Plano de atendimento de emergênciaObrigatório
Quem autoriza Empresa privada de remoção, com médico ou enfermeiro responsável
Quando resolver 30 dias antes
Mesmo em evento pequeno, tenha socorrista, kit de primeiros socorros, hospital de referência definido e rota de saída livre. Emergência sem plano vira improviso na hora errada.
Base O SAMU, pelo 192, é serviço público de urgência e não cobre evento privado: ele atende a cidade inteira. Comunicar o SAMU e a Polícia Militar com antecedência é boa prática e, em muitas cidades, exigência do alvará. A cobertura do evento é contratada por você.
- Segurança privada com empresa autorizadaObrigatório
Quem autoriza Polícia Federal, que autoriza e fiscaliza as empresas
Quando resolver 30 dias antes
Segurança de evento só pode ser feita por empresa de segurança privada autorizada, com vigilante formado e registrado. Contratar rapaz forte por fora é irregular, e a responsabilidade por qualquer coisa que aconteça cai em você.
Base Lei 7.102/1983 e Lei 14.967/2024, que organizam a segurança privada no país.
- Licença sanitária da alimentaçãoVaria por cidade
Quem autoriza Vigilância Sanitária do município
Quando resolver 30 dias antes
Buffet, food truck e cozinha montada precisam de licença sanitária, controle de temperatura, água potável e manipulador com treinamento. Exija a licença do seu fornecedor por escrito: se passar mal, respondem os dois.
Base RDC 216/2004 da Anvisa, de boas práticas para serviços de alimentação, mais o código sanitário municipal.
- Amostra de prova e rastreabilidade da comidaVaria por cidade
Quem autoriza Exigência da Vigilância Sanitária, cumprida pelo buffet
Quando resolver No dia, durante o serviço
Guardar amostra de cada preparação servida, identificada e refrigerada, é o que prova de onde veio o problema se alguém passar mal. Deixe essa obrigação escrita no contrato do buffet.
Base RDC 216/2004 da Anvisa e normas sanitárias estaduais.
- Controle de idade para bebida alcoólicaObrigatório
Quem autoriza Responsabilidade do organizador, fiscalizada pelo Conselho Tutelar e pela prefeitura
Quando resolver Definido antes, executado na entrada
Vender ou servir bebida alcoólica a menor de 18 anos é crime, e quem responde é quem organiza. Faça checagem de documento na porta e pulseira de identificação por faixa de idade.
Base Estatuto da Criança e do Adolescente, Lei 8.069/1990, artigos 81 e 243.
Público, ingresso e acessibilidade
- Lotação máxima respeitada e controladaObrigatório
Quem autoriza Definida na vistoria do corpo de bombeiros
Quando resolver Controlada no dia, na entrada
A lotação aprovada é o limite legal do seu evento. Vender ou liberar entrada acima dela é a falha que mais gera interdição e processo. Tenha contagem na porta.
Base Projeto aprovado pelo corpo de bombeiros e NBR 9077.
- Acessibilidade do espaçoObrigatório
Quem autoriza Responsabilidade do organizador, fiscalizada pela prefeitura e pelo Ministério Público
Quando resolver Resolvida no projeto, antes da montagem
Rota acessível da rua até o evento, banheiro acessível, lugares reservados para cadeirante e acompanhante, e reserva mínima de 2% dos assentos, com pelo menos um. Rampa improvisada no dia não cumpre a lei.
Base Lei Brasileira de Inclusão, Lei 13.146/2015, artigos 44 e seguintes, mais a NBR 9050.
- Licença do ECAD para execução de músicaObrigatório
Quem autoriza ECAD, pelo escritório da sua região
Quando resolver Pago antes do evento. Peça o boleto com 15 a 30 dias
Música ao vivo, DJ ou playlist em ambiente com público é execução pública e gera direito autoral. O comprovante costuma ser exigido pela prefeitura para liberar o alvará, e a cobrança depois do evento sai bem mais cara.
Base Lei 9.610/1998, artigos 68 e 99. O cálculo usa o tipo de evento, a área, o público e o valor do ingresso.
- Autorização de uso de imagemObrigatório
Quem autoriza Responsabilidade do organizador
Quando resolver Assinada antes da gravação
Artista, equipe e convidado que aparece em destaque precisam autorizar por escrito o uso da imagem, com a finalidade e o prazo definidos. No ambiente, aviso visível de que o local é filmado e fotografado.
Base Constituição Federal, artigo 5º, inciso X, Código Civil, artigo 20, e LGPD, Lei 13.709/2018, para o cadastro de quem participa.
Contratos, pessoas e impostos
- Contrato escrito com cada fornecedorObrigatório
Quem autoriza Responsabilidade do organizador
Quando resolver Antes de qualquer pagamento
Objeto, horário de chegada e saída, o que está incluso, quem monta, multa por atraso e o que acontece se o evento for adiado. Contrato é o que transforma promessa de WhatsApp em obrigação.
Base Código Civil, Lei 10.406/2002. Para adiamento e cancelamento, deixe a hipótese de caso fortuito escrita, com regra de remarcação.
- Seguro de responsabilidade civil do eventoVaria por cidade
Quem autoriza Corretora ou seguradora
Quando resolver 30 dias antes
Cobre dano a terceiro, a convidado e ao próprio espaço. Muita prefeitura e quase todo espaço grande exigem a apólice como condição para liberar a data.
Base Exigência contratual e, em várias cidades, condição do alvará. Confira se a apólice cobre montagem e desmontagem, não só o dia.
- Nota fiscal, ISS e retençõesObrigatório
Quem autoriza Prefeitura, pelo ISS, e Receita Federal, pelas retenções
Quando resolver Acertado no fechamento de cada contrato
Serviço de produção, cachê e locação geram imposto. Defina desde o orçamento quem emite nota, quem retém o ISS e se há retenção de INSS, senão o custo real aparece depois do evento.
Base Lei Complementar 116/2003, para o ISS, e legislação previdenciária para a retenção sobre cachê.
Por onde começar
A ordem que evita correria na última semana.
01
60 a 45 dias antes
- /Fechar a data e o espaço, por escrito, com o que está incluso no aluguel
- /Marcar a degustação com o buffet antes de assinar
02
30 dias antes
- /Fechar som, luz e palco, que são os que somem primeiro em fim de semana cheio
- /Fechar tenda, gerador e banheiro químico
- /Fechar foto e vídeo, com o prazo de entrega da edição no contrato
- /Fechar a equipe de operação: garçom, segurança, recepção e limpeza
03
15 dias antes
- /Fechar o número de convidados e travar a lista
- /Mandar arte de sinalização e credencial para a gráfica
- /Montar o roteiro do dia, hora a hora, e mandar para todo fornecedor
- /Comprar bebida e combinar a recompra do que não for aberto
04
Na semana do evento
- /Confirmar por escrito o horário de chegada de cada fornecedor
- /Conferir ponto de energia, água e acesso de carga com o espaço
- /Encomendar o gelo para entrega no dia, não antes
Antes de fechar qualquer coisa
- /Com bebida alcoólica, a venda para menor de 18 anos é proibida e a fiscalização cobra do organizador. Combine a checagem de idade na entrada.
- /Some no orçamento o dia de montagem e o de desmontagem. A diária da equipe e a locação do espaço quase sempre cobram os três dias.
- /Esta é uma estimativa de partida, para você negociar sabendo o número. Cada praça, contrato e cardápio muda a conta.
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De onde saem esses números
As proporções vêm da prática de produção: uma pessoa de recepção a cada 100 convidados, um bar a cada 50 pessoas no open bar, uma cabine de banheiro a cada 100 pessoas a cada 4 horas. Cada linha da ficha mostra a regra que gerou o número, para você conferir e discutir com o seu fornecedor.
É uma estimativa de partida, não um orçamento. Ela serve para você chegar na negociação sabendo o tamanho do que está pedindo, em vez de aceitar a conta que o outro lado fez. O que muda esses números na prática é a praça, o cardápio e o horário.
A lista de licenças traz a moldura que vale no Brasil inteiro, com o órgão que autoriza, o prazo e a base legal de cada item. Número, taxa e formulário são definidos pela sua cidade e pelo seu estado, então é um guia de produção e não parecer jurídico. Confirme na prefeitura e no corpo de bombeiros de onde o evento acontece.
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