Como montar a equipe de um evento

A equipe é decidida antes da estrutura

Quem contrata palco, som e luz antes de ter produção e responsável técnico fechados quase sempre paga duas vezes: uma pelo que comprou no escuro e outra pelo ajuste que o técnico pede quando finalmente entra. A ordem que funciona é a inversa. Primeiro entra quem decide, depois entra o que é decidido.

As funções que um evento tem

Produção executiva

Fecha cronograma, orçamento e contratos, e responde quando algo muda. É a primeira contratação.

Produção de palco

Conduz o dia: ordem de entrada, passagem de som e tempo de cada atração.

Som

Operador e técnico de PA. Precisam saber quantas fontes de áudio existem e o que o espaço aguenta.

Iluminação

Desenho de luz e operação. Com registro em vídeo, a luz deixa de ser estética e passa a ser condição.

Palco e estrutura

Montadores, rigging e responsável técnico. É a frente que trava todas as outras quando atrasa.

Cenografia e ambientação

Entra depois da estrutura e antes de qualquer teste técnico.

Audiovisual

Telão, projeção, câmeras e transmissão. Energia e posição se combinam com som e luz na mesma reunião.

Registro

Fotografia e filmagem. É o material que sustenta a divulgação da próxima edição.

Apoio e público

Recepção, credenciamento, limpeza, segurança e brigada. O público percebe essas funções primeiro.

Quanta gente por frente

Não existe número universal, e desconfie de quem oferece um. O que existe é um raciocínio que funciona em qualquer porte: conte quantas frentes acontecem ao mesmo tempo e garanta um responsável por frente. Se som, luz, palco e público estão todos vivos no mesmo minuto, são quatro pessoas que não podem estar resolvendo outra coisa.

O que dimensiona a quantidade, daí em diante, é o público e o tempo de montagem. Público grande multiplica apoio, credenciamento, limpeza e brigada. Montagem curta multiplica montador, porque o que falta não é gente, é hora. Para um ponto de partida em números, a calculadora de evento devolve equipe, estrutura e a lista de licenças pelo porte e pelo formato do evento.

A ordem de contratação

1. Produção executiva e responsável técnico, que definem o resto.
2. Espaço confirmado, com a vistoria feita e a planta em mãos.
3. Som, luz e estrutura, já com a informação de energia e carga do espaço.
4. Cenografia, audiovisual e registro, encaixados no cronograma de montagem.
5. Apoio, recepção, limpeza, segurança e brigada, dimensionados pelo público.
6. Reunião única com todas as frentes, antes da montagem, com o cronograma por hora.

Essa última linha é a que mais economiza dinheiro e é a que mais gente pula. Uma reunião de uma hora com todas as frentes juntas resolve o conflito de energia, de horário de carga e de posição de equipamento que, descoberto na montagem, custa diária extra.

O que perguntar antes de fechar

• Em que eventos parecidos com o meu você já trabalhou?
• Que equipamento você leva e o que você espera encontrar no local?
• Quem mais entra com você, e essas pessoas são suas ou terceirizadas?
• Que horário de chegada você precisa para montar sem correr?
• O que costuma dar errado nesse tipo de evento e como você contorna?

A última pergunta é a mais reveladora de todas. Quem já trabalhou em evento responde na hora, com exemplo. Quem nunca trabalhou responde que nada dá errado.

Os erros que mais custam

O primeiro é acumular funções na mesma pessoa no dia do evento: produção executiva operando palco e resolvendo credenciamento ao mesmo tempo é o cenário em que decisão nenhuma sai. O segundo é deixar o registro para o fim, porque foto e vídeo combinados na véspera não servem para divulgar a edição seguinte. O terceiro é contratar apoio pelo menor preço sem conferir quem aparece no dia.

Onde encontrar cada função

No Alô Produção a busca é por função, por cidade e por disponibilidade, e o contato é direto com o profissional, sem intermediário. Comece pela lista de áreas para ver as funções organizadas, ou vá direto para a busca de profissionais e fornecedores. Se o que falta é espaço, os espaços para locação estão na mesma base. E se você prefere que as pessoas cheguem até você, publique a necessidade em vagas e oportunidades.

Perguntas frequentes

Quantas pessoas precisa a equipe de um evento?

Depende do público, do formato e de quantas frentes acontecem ao mesmo tempo. Um evento de 200 pessoas em espaço fechado costuma rodar com produção, som, luz e apoio de sala. Acima de mil pessoas, cada frente vira uma equipe com responsável próprio. A calculadora de evento do Alô Produção faz essa conta pelo porte e pelo formato.

Quem deve ser contratado primeiro em um evento?

A produção executiva e o responsável técnico. São as duas funções que definem o resto: a produção fecha o cronograma e o orçamento, e o responsável técnico diz o que o espaço aguenta de som, luz e energia. Contratar estrutura antes disso é o caminho mais comum para pagar duas vezes pela mesma coisa.

Qual a diferença entre produtor executivo e produtor de palco?

O produtor executivo cuida do evento inteiro: orçamento, contratos, prazos e fornecedores. O produtor de palco cuida do que acontece no palco no dia: ordem das entradas, passagem de som, tempo de cada atração e comunicação com a equipe técnica. Em evento pequeno a mesma pessoa faz as duas coisas. Em evento com mais de uma atração, separar as duas funções evita que o palco pare esperando decisão.

O que perguntar para um técnico antes de contratar?

Três coisas resolvem a maior parte do risco: em que eventos parecidos ele já trabalhou, que equipamento ele leva e o que espera encontrar no local, e quem mais ele traz na equipe. Peça também o horário de chegada que ele considera necessário para montar sem correr.

Como encontrar profissional de produção para o meu evento?

No Alô Produção a busca é por função, por cidade e por disponibilidade, e o contato é direto com o profissional, sem intermediário. O cadastro é gratuito para os dois lados, tanto para quem procura quanto para quem quer ser encontrado.