Como escolher o espaço de um evento

O preço da locação não é o custo do espaço

O custo real de um espaço é a locação mais tudo o que ele obriga você a alugar. Um salão com energia dimensionada, banheiro suficiente, cozinha de apoio e som instalado pode custar mais na diária e sair muito mais barato no total do que um galpão barato onde gerador, banheiro químico, climatização e estrutura chegam em caminhão.

Por isso a comparação entre dois espaços nunca é diária contra diária. É diária mais montagem contra diária mais montagem, com a mesma lista de itens dos dois lados. Quem compara só a locação escolhe errado com frequência.

As doze perguntas da vistoria

Leve esta lista impressa e não saia do espaço sem as doze respostas. A visita que parece demorada é a que evita as três semanas de conserto depois.

Carga elétrica e pontos de energia

Quanto o espaço disponibiliza e em quantos pontos. Leve o número para o técnico antes de assinar, porque som, luz, projeção, climatização e cozinha somam na mesma conta.

Horário de montagem e de desmontagem

De que hora a que hora, e o que acontece se passar. Montagem curta não economiza locação: multiplica montador e vira hora extra.

Acesso de carga

Se caminhão entra, onde para, se existe rampa, elevador ou escada e qual o percurso até o salão. Palco que sobe por escada é outro orçamento.

Banheiros

Quantos, e com que manutenção durante o evento. A diferença entre o que existe e o que o público precisa entra como banheiro químico.

Pé-direito e planta

Altura livre, colunas, largura das portas e medidas reais. Peça a planta. Estrutura, telão e cenografia se desenham nela, não na foto.

Ruído e horário limite

Qual o horário de término aceito pelo espaço e pela vizinhança. Essa resposta define a programação, e precisa vir antes de qualquer anúncio.

Cozinha e área de apoio

Se existe cozinha, com que equipamento, e onde a equipe e os artistas ficam. Camarim improvisado no banheiro é problema que aparece no dia.

O que está incluído

Mesa, cadeira, som, luz, limpeza, segurança, energia, água e ar condicionado. Item por item, no contrato. É aqui que mora a maior parte da surpresa.

Fornecedor obrigatório

Muitos espaços exigem buffet, som ou segurança próprios, ou cobram taxa para fornecedor de fora. Isso muda o orçamento e às vezes a decisão.

Estacionamento e chegada do público

Quantas vagas, se é pago, e como chega quem vem sem carro. A chegada é a primeira parte do evento que o convidado vive.

Documentação do espaço

Vistoria e autorizações do local em dia, com cópia na sua mão. Espaço com pendência transfere o problema para o seu evento.

Plano B

O que acontece se chover, se faltar energia ou se o evento precisar mudar de data. Combinado antes, é cláusula. Combinado depois, é prejuízo.

Quantas pessoas cabem, de verdade

A capacidade que o espaço anuncia costuma ser a capacidade máxima, em pé, sem palco, sem mesa e sem pista. O número que interessa é outro: quantas pessoas cabem no seu formato, já descontados palco, bar, buffet, área técnica, circulação e a fila do banheiro.

A conta prática é simples. Evento em pé, com palco e bar, ocupa bem mais área por pessoa do que o anunciado. Evento sentado, com mesas, ocupa o dobro disso. Antes de fechar convite, desenhe na planta onde fica cada coisa. Se não sobrar caminho para o garçom passar, o público não cabe, mesmo que o número feche.

Energia é o item que mais derruba evento

Som, iluminação, telão, climatização, cozinha e bar somam na mesma rede, e cada um deles é contratado por um fornecedor diferente, que raramente pergunta ao outro quanto vai puxar. Quem faz essa soma é a produção, e a hora de fazer é antes de assinar a locação.

Peça a carga disponível, mande para o técnico de som e para o de luz e pergunte se cabe. Quando não cabe, gerador é a solução, e gerador não é um item pequeno: precisa de posição, de acesso, de combustível e de distância do público, e o preço na urgência é outro. Essa é a pergunta que separa o evento tranquilo do evento que apaga no meio.

Espaço pronto, galpão vazio e ar livre

Espaço pronto

Já tem som, luz, banheiro, energia e cozinha. Montagem curta, equipe menor, menos risco. Em troca, você aceita o formato que o espaço permite e às vezes o fornecedor que ele indica.

Galpão ou salão vazio

Liberdade total de formato, e tudo entra por sua conta: energia, banheiro, piso, climatização, mobiliário e limpeza. Exige mais dias de montagem e uma produção que já tenha feito isso antes.

Área aberta

Começa do zero em tudo, mais cobertura, piso e plano de chuva. É o formato com o maior potencial de imagem e o que menos perdoa improviso. Só com decisão de clima tomada por escrito, e com antecedência.

Os erros de locação que mais custam

• Assinar por foto, sem visitar e sem a planta com medidas reais.
• Fechar a data e o horário do evento antes de saber o horário limite de som do local.
• Aceitar montagem no mesmo dia do evento em espaço vazio, que é o cenário que produz hora extra em todas as frentes.
• Não perguntar por fornecedor obrigatório e descobrir depois que o buffet já estava contratado.
• Esquecer a desmontagem, que precisa de horário liberado, de gente e de caminhão.
• Deixar o que foi combinado por mensagem fora do contrato, inclusive o que está incluído no valor.

Onde encontrar espaço e quem monta

Os espaços para locação do Alô Produção ficam na mesma base dos profissionais e dos fornecedores, e o contato é direto com quem é dono do espaço, sem intermediário. Depois de escolhido o local, a calculadora de evento usa o tipo de espaço para montar a lista de equipe, estrutura e prazos do seu porte, e a busca de profissionais e fornecedores resolve quem faz cada frente.

Para a ordem de contratação, o guia da equipe de evento mostra quem entra primeiro, e o guia de orçamento mostra as rubricas que a locação muda.

Perguntas frequentes

O que perguntar antes de alugar um espaço para evento?

As seis perguntas que mudam o orçamento são: qual a carga elétrica disponível e em quantos pontos, quantos banheiros o espaço tem, de que horário a que horário a montagem e a desmontagem são liberadas, se caminhão entra e onde para, qual o horário limite de som, e o que exatamente está incluído no valor da locação. Tudo o mais pode ser resolvido depois. Essas seis, descobertas tarde, viram custo extra.

Quantos banheiros são necessários para um evento?

A referência prática que a produção usa é cerca de um banheiro para cada cinquenta pessoas, e mais banheiros quando o evento é longo ou tem bebida liberada. Se o espaço tem menos que isso, a diferença entra como banheiro químico no orçamento, o que muda também o acesso de caminhão e o ponto de água. Contar banheiro na vistoria é mais barato do que descobrir a fila no evento.

Espaço pronto ou galpão vazio: qual sai mais barato?

Espaço pronto quase sempre sai mais barato no total, mesmo com locação mais alta, porque o preço já inclui banheiro, energia dimensionada, cozinha de apoio e muitas vezes som e luz. Galpão vazio só compensa quando o formato do evento exige algo que o espaço pronto não permite, ou quando a economia na locação cobre a montagem inteira. A comparação certa é locação mais montagem contra locação mais montagem.

O que precisa estar escrito no contrato de locação do espaço?

Data e horários do evento, da montagem e da desmontagem, com o que acontece se passar do horário. O que está incluído, item por item, e o que é cobrado à parte. A carga elétrica disponível. Se existe fornecedor obrigatório ou taxa para fornecedor de fora. Quem responde pelo espaço no dia. E o que acontece se o evento precisar ser adiado. Combinado por mensagem não é combinado.

Como saber se a energia do espaço aguenta o evento?

Pergunte a carga disponível e em quantos pontos, e leve essa informação para o técnico de som e de luz antes de assinar. Som, iluminação, projeção, climatização e cozinha somam, e é essa soma que precisa caber. Quando não cabe, a solução é gerador, que é um item de orçamento inteiro e que precisa de lugar, de acesso e de distância do público. Descobrir isso na semana do evento é o erro mais caro que existe em locação.

Vale fazer evento ao ar livre?

Vale quando o formato pede e quando existe plano B escrito. Ar livre começa do zero em tudo: energia, banheiro, cobertura, piso e apoio. Além disso, o clima é uma variável que não se contrata. Quem faz evento ao ar livre sem uma decisão tomada com antecedência sobre o que acontece se chover não tem um evento, tem uma aposta.