Quanto custa fazer um evento

As cinco informações que decidem o preço

Antes de qualquer valor, o orçamento precisa de cinco respostas: quantas pessoas, quantas horas de evento, que tipo de local (pronto, galpão vazio ou área aberta), o que vai ter de comida e bebida, e se é de dia ou de noite. Mude uma dessas cinco e o orçamento inteiro muda de patamar.

A que mais surpreende é o local. Duas festas iguais, de mesmo público e mesma duração, custam coisas muito diferentes em um salão que já tem som, luz, banheiro e cozinha e em um galpão onde tudo isso precisa chegar em caminhão. A segunda também precisa de mais gente, mais horas de montagem e mais energia. O convidado não vê diferença nenhuma, e a conta é outra.

As rubricas que todo orçamento tem

Orçamento de evento não é uma lista de preços: são nove rubricas, e faltar uma é o que faz o valor final subir depois de tudo combinado.

Produção

Produção executiva, assistência de produção e, em evento cultural, direção e curadoria. É a rubrica menor em valor e a que mais protege as outras.

Técnica

Som, iluminação, vídeo e projeção, com operador para cada frente. Cresce com o número de fontes de áudio e com o tamanho do espaço, não com o número de convidados.

Estrutura e fornecedores

Palco, tenda, piso, gerador, banheiro, mobiliário, climatização e cenografia. É a rubrica que explode quando o local não tem nada montado.

Comida e bebida

Buffet, coquetel, churrasco ou empratado, bar, garçom, copeiro e bartender. Cresce direto com o público e com a duração do evento.

Operação e apoio

Recepção, credenciamento, limpeza, segurança, brigada e atendimento de emergência. Dimensionada pelo público, e é a primeira coisa que o convidado percebe se faltar.

Artistas e criação

Cachê, transporte, hospedagem, alimentação e direitos. O cachê raramente é o total: o entorno do artista costuma pesar tanto quanto ele.

Registro e comunicação

Fotografia, filmagem, edição, material de divulgação e anúncio. É a rubrica que sustenta a próxima edição e a primeira que as pessoas cortam.

Licenças, taxas e seguros

Autorizações do evento, vistorias, direitos autorais de música e seguro. Valor pequeno diante do total, prazo grande: é rubrica de calendário, não de caixa.

Reserva

De dez a quinze por cento do total, separado desde o começo. Sem ela, o imprevisto sai do seu bolso na semana do evento.

O que cresce com o público e o que não cresce

Essa separação economiza muito dinheiro, e quase ninguém faz. Comida, bebida, apoio, limpeza, banheiro e brigada crescem direto com o público: dobrar convidado dobra essas linhas. Produção, técnica e registro não funcionam assim. Um show para 300 pessoas e um show para 600 no mesmo espaço usam quase a mesma equipe técnica e o mesmo fotógrafo.

A consequência prática é que evento pequeno tem custo por pessoa bem mais alto, e que crescer o público de um evento já montado costuma ser mais barato do que parece. Antes de cortar convidado para caber no orçamento, vale conferir em qual das duas listas está o que pesa.

Como pedir orçamento que dá para comparar

Três orçamentos com valores muito diferentes quase nunca são três preços: são três escopos. Para comparar de verdade, mande a todos o mesmo briefing curto, com estas seis linhas:

1. Data, horário de início e horário de término do evento.
2. Público esperado e formato (sentado, em pé, com palco, com mesas).
3. Endereço, com foto ou planta do local.
4. Horário liberado para montagem e para desmontagem.
5. O que o local já tem de som, luz, energia, banheiro e cozinha.
6. Quem é o responsável pela decisão e até quando você precisa da resposta.

Peça também que o orçamento diga o que não está incluído. É o campo mais útil de todos, e o que revela a diferença entre o fornecedor que já trabalhou no seu tipo de evento e o que está chutando.

Onde o orçamento estoura

• Hora extra de montagem, porque o horário liberado pelo local era menor do que o necessário.
• Energia, quando o espaço não aguenta a carga e o gerador entra na última semana, pelo preço de urgência.
• Frete e logística de itens que foram orçados no valor da diária e esquecidos no transporte.
• Alimentação e transporte da equipe, que não aparecem em nenhuma proposta e existem em todo evento.
• Aumento de público de última hora, que mexe em comida, bebida, banheiro, apoio e brigada ao mesmo tempo.
• Desmontagem, que precisa de gente e de caminhão no dia seguinte, quando todo mundo já considerou o evento encerrado.

Um ponto de partida em números

A calculadora de evento do Alô Produção monta, pelo porte e pelo formato, a lista do que você vai precisar contratar: equipe por frente, estrutura, fornecedores, os prazos de cada etapa e as autorizações que o seu tipo de evento exige. Ela não inventa preço, e é de propósito: o preço quem dá é o fornecedor. O que ela resolve é o erro mais caro do orçamento, que é esquecer uma rubrica inteira.

Com a lista na mão, o passo seguinte é pedir preço a quem faz. A busca de profissionais e fornecedores é por função, cidade e disponibilidade, e o contato é direto, sem intermediário. Se o local ainda não está definido, os espaços para locação estão na mesma base, e o guia de escolha do espaço mostra o que perguntar na vistoria antes de assinar.

Onde economizar sem o convidado notar

Há corte que o público sente na hora e corte que ninguém percebe. Reduzir uma hora de evento, escolher espaço que já tem estrutura, concentrar montagem em um único dia, fechar o cardápio com menos opções em vez de menos comida e trocar o horário do sábado à noite pelo domingo à tarde são decisões que baixam o orçamento sem baixar a experiência.

Do outro lado, três cortes cobram o preço depois: apoio de público, limpeza e registro. Os dois primeiros aparecem na fila, no banheiro e na reclamação. O terceiro aparece na próxima edição, quando não existe material para divulgar.

Perguntas frequentes

Quanto custa fazer um evento para 200 pessoas?

Não existe um valor único, porque o mesmo público de 200 pessoas custa coisas muito diferentes em espaço pronto e em galpão vazio. O que dá para saber antes de pedir qualquer orçamento é a lista do que você vai precisar contratar: equipe, técnica, apoio, estrutura e fornecedores. A calculadora de evento do Alô Produção devolve essa lista pelo porte, pelo formato e pelo tipo de local, e é com ela na mão que o orçamento deixa de ser chute.

O que pesa mais no orçamento de um evento?

Na maioria dos eventos, comida e bebida e a estrutura são as duas rubricas maiores, e as duas crescem junto com o público. Mas o item que muda o orçamento inteiro não é o público: é o tipo de local. Espaço pronto já tem som, luz, banheiro e cozinha. Galpão vazio e área aberta exigem que tudo isso seja alugado e montado, e é aí que a conta dobra sem o convidado perceber diferença nenhuma.

Vale mais alugar espaço pronto ou montar em galpão vazio?

Espaço pronto costuma sair mais barato no total, mesmo quando a locação é mais cara, porque o preço dele já inclui banheiro, energia dimensionada, cozinha de apoio e muitas vezes som e luz. Galpão vazio faz sentido quando o evento precisa de um formato que o espaço pronto não permite, ou quando a locação é tão barata que cobre a montagem. A comparação honesta é sempre locação mais montagem contra locação mais montagem, nunca locação contra locação.

Quanto de reserva deixar no orçamento de um evento?

Dez por cento do orçamento total é o mínimo que funciona, e quinze por cento em evento ao ar livre ou em primeira edição. Essa reserva não é folga: ela é a hora extra de montagem, o fornecedor que falha na véspera e o item que ninguém viu na planta. Orçamento sem reserva não fica mais barato, só transfere o susto para a semana do evento.

Como comparar orçamento de fornecedor de evento?

Só dá para comparar orçamento que responde à mesma pergunta. Mande para todos os fornecedores o mesmo briefing curto, com público, data, horário de início e de fim, endereço, horário liberado para montagem e desmontagem, e o que o local já tem. Pedir preço sem esses seis dados é o que produz três orçamentos de valores muito diferentes que, olhando de perto, não estão orçando a mesma coisa.

Dá para fazer um evento sem contratar produtor?

Dá, em evento pequeno, com pouca gente e em espaço pronto. Acima disso, o produtor não é um custo a mais: é quem evita que você pague duas vezes pela mesma coisa, que é o gasto que aparece em todo evento produzido por quem está aprendendo na hora. Se o orçamento é curto, contrate produção antes de contratar estrutura.