Como divulgar um evento

Divulgação não é um cartaz repetido

A pessoa que vê o seu evento pela primeira vez não está decidindo se vai. Está decidindo se presta atenção. Quem vê pela quinta vez já sabe que existe e está decidindo outra coisa: se vale o dinheiro, o deslocamento e a noite dela. São duas perguntas diferentes e nenhuma peça responde as duas.

Por isso a divulgação tem fases. Cada fase responde a pergunta daquele momento, e a ordem importa: não existe convencer alguém de que vale a pena antes de essa pessoa saber que o evento existe.

As três fases

Fase 1, anúncio, dos 45 aos 30 dias antes

O objetivo é um só: fazer o evento existir na cabeça das pessoas. Nome, data, local e o que é, repetido em formatos diferentes. Nesta fase ninguém compra, e cobrar venda daqui é o erro que faz muita produção desistir cedo.

Fase 2, prova, dos 30 aos 10 dias antes

O objetivo é fazer o evento parecer valer o dinheiro e o deslocamento. Programação detalhada, bastidor da montagem, registro da edição anterior, quem já confirmou presença, depoimento de quem foi. É a fase mais longa e a que mais gente pula.

Fase 3, urgência, dos 10 dias até o dia

O objetivo é converter quem já estava decidido mas não agiu. Prazo real, lote que vira, lugar que acaba, lembrete com link direto. Urgência inventada queima a credibilidade para a próxima edição, então ela precisa ser verdadeira.

Para evento gratuito, comprima tudo em 30 dias mantendo as três fases. Para evento grande ou com ingresso, acrescente tempo na fase de prova, nunca na de urgência, porque urgência longa deixa de ser urgência.

O material que precisa estar pronto antes

• A informação completa, escrita uma vez e usada em tudo: nome, data, horário, endereço com referência, preço ou gratuidade, e onde comprar ou confirmar.
• Uma peça vertical para story e uma horizontal para feed e parceiro.
• Um vídeo curto, de até 20 segundos, que mostre o que o evento é.
• Um texto de apresentação em duas versões, uma curta e uma longa.
• A lista de quem divulga com você: parceiro, patrocinador, atração, espaço e imprensa local, cada um com a peça no formato que ele usa.

Esse pacote existe para que nenhuma publicação precise ser inventada no dia. Sem ele, uma peça sai sem endereço, outra sem horário, e a conta disso aparece na bilheteria.

Quem divulga com você vale mais que anúncio

Atração, espaço, patrocinador e parceiro têm público próprio e interesse direto no mesmo resultado. Mandar a peça pronta, no formato que cada um usa, com o texto já escrito e a data combinada de publicação, é a forma mais barata de multiplicar alcance. E é a que mais gente deixa para a véspera, quando já não há o que combinar.

Mesma lógica para imprensa e perfil local: eles precisam de informação pronta, foto em boa resolução e um motivo de pauta que não seja apenas que o evento vai acontecer.

Quando a venda não sai do lugar

Antes de aumentar o investimento, confira três coisas, na ordem. Primeiro, se a informação essencial está visível em todas as peças, porque falta de endereço ou de link derruba conversão sem aviso. Segundo, se existe prova, porque evento sem registro, programação detalhada ou nome conhecido pede uma confiança que ninguém dá a um cartaz. Terceiro, se o caminho da compra funciona em celular, com poucos toques, sem cadastro longo.

Só depois disso faz sentido falar de verba. Investir em anúncio para levar gente a um caminho que não converte é pagar para medir o próprio defeito.

O registro do evento é a divulgação do próximo

Foto e vídeo bem feitos durante o evento são o material que faz a edição seguinte vender mais rápido, porque a fase de prova começa já com conteúdo real. Por isso registro não é item de luxo no orçamento nem decisão de véspera: entra no cronograma junto com som e luz, e começa na montagem, não na abertura.

Onde encontrar quem faz

Fotógrafo, filmmaker, designer e profissional de comunicação estão na mesma base do Alô Produção, com busca por função, cidade e disponibilidade e contato direto, sem intermediário. Veja as funções organizadas na lista de áreas ou vá direto para a busca de profissionais e fornecedores. Se a divulgação depende de um prazo que você ainda não montou, o cronograma de produção mostra onde ela entra, e o guia de custo mostra como ela aparece no orçamento.

Perguntas frequentes

Com quantos dias de antecedência divulgar um evento?

No mínimo 30 dias para evento gratuito e 45 a 60 dias para evento com ingresso. O prazo não é para repetir o mesmo cartaz por dois meses: é para caber as três fases da divulgação, anúncio, prova e urgência. Quem começa com 15 dias faz as três ao mesmo tempo e nenhuma funciona.

Por que o ingresso só vende na última semana?

Porque a decisão de ir a um evento é tomada perto da data, quando a pessoa já sabe como vai estar a semana dela. É normal e não é sinal de fracasso. O que a divulgação precisa fazer antes é garantir que, quando essa decisão chegar, o evento já seja conhecido e pareça valer. Campanha que só existe na última semana disputa a decisão sem ter construído nada.

Quanto investir em anúncio para divulgar um evento?

Comece pelo cálculo inverso: quantos ingressos ou confirmações faltam, e quanto você aceita pagar por cada um. Esse limite define o investimento, não um percentual genérico do orçamento. Em evento com ingresso, vale separar verba por fase, com a maior parte reservada para os últimos dez dias, quando a conversão é mais alta.

Que material precisa estar pronto antes de começar a divulgar?

Nome, data, horário, local com endereço completo, preço ou gratuidade, e onde comprar ou confirmar. Mais uma peça vertical, uma horizontal, um vídeo curto e um texto de apresentação. Sem esse pacote, cada publicação vira improviso e a informação essencial fica faltando em alguma delas.

Divulgar evento é a mesma coisa que fazer cartaz?

Não. O cartaz informa que o evento existe, e isso resolve apenas a primeira das três fases. As outras duas, provar que vale e criar urgência, pedem outro tipo de material: bastidor, registro de edição anterior, depoimento de quem foi, programação detalhada e lembrete com prazo.